الارشــــــــــــــــــــــــفة الالكترونية

الارشــــــــــــــفة الكتــــــــــــــــرونية 
الأرشيف هو تـــــــــــــــراث الأمة وذاكرتها التي لا تستغني عنها؛

الأرشيـــــــــــــف هو " ذلك الجزء من المحفوظات الذي له قيمة إدارية أو تاريخية أو اقتصادية او قانونية أو اجتماعية وتم ايداعه في إحدى المؤسسات الأرشيفية أو حفظ في قاعد بيانات أرشيفية, حيث نظم بالشكل العلمي الذي يجعله صالحا للاستخدام من قبل الباحثين والمستفيدين". 

ولا تختلف مادة الأرشفة الإلكترونية عن الأرشفة التقليدية من حيث نوعية الوثائق المحفوظة ومدت الحفظ ولكن الاختلاف يقع في إجراءات ومكان حفظ هذه الوثائق. فعلى سبيل المثال فإن وثيقة طلب خدمة من

إدارة حكومية معينة تحفظ مدة محددة في الدائرة المختصة ومن ثم في أرشيف الوزارة العام, وإذا اقتضت الضرورة فإنها تحول إلى الأرشيف الدائم وذلك سواء كانت هذه الوثيقة ورقية أم إلكترونية . و الفرق هو أن الوثيقة الإلكترونية تحفظ في ذاكرة رقمية ولا تلمس وقد لا ترى في انتقالها من مكان حفظ إلى آخر ويمكن استرجاعها بسهولة وعن بعد.أما الوثيقة الورقية فإنها تنقل ماديا من حيز إلى حيز آخر في أماكن الحفظ المختلفة.

الأرشيف والأرشفة والمصطلحات ذات العلاقة :

هناك عدة تعريفات للأرشفة والمصطلحات ذات العلاقة اختارت الباحثتان أنسب هذه التعريفات.

الأرشيف:

مجموعة الوثائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة في الاقتناء والتصنيف أو الفهرسة بغية الحفاظ عليها وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريق إعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين من الأرشيف.[1]

الأرشفة:

عملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إليكتروني لمدة طويلة الأجل لأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وأمنية ، واسترجاعها وقت الضرورة.[2]

المواد الأرشيفية:

عبارة عن سجلات وكتب قديمة ونادرة ..إلخ ، ليس من السهل تعويضها وتحتاج إلى صيانة ومعالجة خا

مشكــــــــــــــــــلات الارشــــفة الالكتـــــــــــــــــرونية

مشكلة تطور الأجهزة والنظم الإلكترونية:

يحترز الأرشيفيون اليوم من الأرشفة الإلكترونية بحكم التطور السريع الذي تشهده الأنظمة البرمجيات الإلكترونية ، ذلك أن الأرشيف الإلكتروني كسجلات وجب الحفاظ عليها ويجب أن تدخل حيز النظام الأرشيفي المعمول به خلال الطرق الأرشيفية التقليدية وذلك بمعالجته وحفظه حتى يحافظ الميدان على خصائصه وقيمته العلمية والبحثية والتاريخية، وفي هذا الإطار يقول مسؤول الأرشيف الرقمي بولاية واشنطن الأمريكية " آدام جونسون" " إن المحتويات هي التي تدفع للاحتفاظ وليس الوسيط الذي كتب عليه"، غير أن أهمية المحتويات توازي هي الأخرى الأوعية لأنه بضياع الوعاء تضيع المعلومات التي يتضمنها.

وبالتطور الذي تشهده التقنية الحديثة اليوم، يجعل من الصعب على الأجهزة الحديثة قراءة المنظومات القديمة التي من خلالها تم حفظ الوثائق الإلكترونية، ووثيقة الأمس لا يمكن قراءتها بأنظمة وأجهزة اليوم والغد فما الحل بالنسبة للأرشيف الإلكتروني الذي ينبغي حفظه لعقود من الزمن وربما للبد لأهميته ؟؟؟

كما أن الوثيقة الإلكترونية قابلة للانعدام والهلاك سواء كان المتعمد أو التقني أو حتى الطبيعي، وقد حدد الافتراضات اليوم عمر الوثيقة الإلكترونية بثلاثين عاما، وإن لم نصل إلى هذه المدة منذ أن خلقت الوثيقة الإلكترونية نظرا لحداثتها، إلا أننا نعتبر أن هذه المدة غير كافية للحفظ الدائم للأرشيف الإلكتروني ، لذلك يقترح الفنيون المختصون في مجال التقنية ضرورة تهجير الوثيقة الإلكترونية بصفة دورية Periodical Migration Continue وذلك طوال عمر الوثيقة الأرشيفية الإلكترونية حتى تتمكن من مواكبة التطورات التي تحصل للأجهزة والأنظمة الإلكترونية المستمرة، ولكن هذا في حد ذاته يمثل خطرا على محتوى الوثيقة الأصلي الذي يمكن أن يتغير أو يتلف منه جزءا وكذلك من شأنه أن يغير المعطيات المحيطة بالوثيقة أو ما يسمى بالميتاداتا التي هي في حد ذاتها معطيات أرشيفية يتم الأخذ بها خلال المرحلة النهائية للوثيقة.

من جهة أخرى يقترح بعض الفنيين تخزين المعلومات في شكل نصوص عادية مثل Unicode / ASCII وهي التي يمكن قراءتها من مختلف الأجهزة والأنظمة مهما تطورت، ولكن هذه الطريقة أيضا يمكن أن تعبث بمحتوى الوثيقة وإضاعة أجزاء منها خاصة الصور والجرافيك. كما أن التخزين في شكل PDF ( portable document format ) يمكن أن يؤدي إلى مشاكل تطبيقية وإن رأت شركة "أدوب" المالكة لهذا التنسيق حلا لهذا المشكل من

 خلال PDF/A.
ومهما يكن فإن الملفات المخزنة في شكل XML والذي هو نظام ملفات مستقل عن كل الأنظمة والأجهزة يستعمل اليوم لعدم تأثره بالتغيرات التي تحصل.
أما بالنسبة للدعائم أو الوسائط التي تتأثر بتطور الأنظمة والتجهيزات، فترى جمعية قطاع شبكات التخزين أن هذا هو المشكل الحقيقي للأرشفة الإلكترونية وتسمي ذلك ب "ورطة أرشيف مائة عام" أي الورطة التي وقعت فيها التقنية اليوم حول أرشيف المائة عام والتي تمكنت طرق الأرشفة التقليدية من حفظها طوال هذه المدة و أكثر

• مشكلة أمن الوثيقة الإلكترونية والحفاظ على هويتها:

يحترز الأرشيفيون اليوم من أمن الوثيقة الإلكترونية المعرضة للتدمير المتعمد وغير المتعمد بمعنى تقني أو طبيعي، ذلك أن الرصيد الوثائقي الإلكتروني المخزن في وسيط واحد يمكن أن يتلف في لمحة البصر ليضيع ما يحتويه من معلومات. كما أن التقني الذي صنع الوثيقة الإلكترونية والأجهزة القارئة لها، وكما احدث تقنيات حماية لها، يمكن أن يفسد هذه الحماية ويمكن أن يغيرها إلى طريقة تؤدي إلى التزوير أو تحوير المحتوى وإتلاف جزءا منها وبالتالي فقدان هويتها الأساسية، ومهما أفلحت التقنية اليوم في تطمين المختصين في أن التسجيل على الوثيقة الإلكترونية المدمجة WORM والتي تعني "كتابة واحدة وقراءات متعددة" ومفادها انه يمكنك قراءة ما تحتويه الوثيقة لكنك لا يمكن أن تغير محتواها، إلا أن ذلك يبقى من باب الاجتهاد الإيجابي بالنسبة للتقنيين المعدين لهذه الوثيقة والتجهيزات القارئة لها، ومن يضمن ألا يحدث غير هذا الاجتهاد ؟؟؟.
أما بالنسبة لإمكانية تعرض الوثيقة إلى الخراب الطبيعي كان أم التقني أم المتعمد، فإن الحلول التقنية تطمئننا بنسخ الوثيقة في عدة نسخ أخرى مماثلة سواء في أقراص مدمجة وهي الطريقة المسماة بالحفظ الاحتياطي للمعلومة back up أو في المخدمات المركزي أو الفرعي ( السيرفر ) المسماة بالمرآة Mirroring أو طريقة العنقود Cluster وتعني استخدام مخدمين Servers يعملان في معا كمجموعة واحدة يعوض الواحد الآخر عند تعطله...إلا أن ذلك تبقى كلها حلول تقنية وما التقنية إلا من صنع البشر يمكنه أن يتصرف فيها كيفما يشاء وحسب نيته وأغراضه.

• مشكلة التوقيع الإلكتروني والصبغة الرسمية للوثيقة الإلكترونية

                           
ظهرت تقنية التوقيع الإلكتروني Electronic signature لتعوض التوقيع الخطي على الوثيقة الإلكترونية حتى تضفي عليها الصبغة الرسمية Autehenticity وتعني الإثبات القانوني للوثيقة وإقامة الدليل القانوني على الصبغة الرسمية لها، واليوم هناك مزاوجة بين استخدام التكنولوجيا لحفظ الوثائق، والمحافظة على قوتها القانونية وهويتها بعدم تحوير محتواها. فالإمضاء هو الوسيلة الوحيدة التي تضمن رسمية الوثيقة وهويتها لذلك لأخترع "الإمضاء الإلكتروني" للوثيقة الإلكترونية ولكن ما هي هذه التقنية ؟؟؟

ينقسم الإمضاء الإلكتروني إلى نوعين اثنين:

- الإمضاء المرقمن : ويعني رقمنة الإمضاء الخطي للشخص وحفظه لاعتماده إلكترونيا
- الإمضاء المشفر أو الرمزي: ويتمثل في توفير مفتاح سري للشخص لا يعلمه غيره واعتماده عند توقيع وإمضاء الوثيقة الإلكترونية. 

ويتضمن التوقيع الإلكتروني تحديد عدة معلومات تتعلق بالوثيقة المراد إمضاؤها كعدد أسطرها وعدد كلماتها والصور التي تتضمنها والأعمدة والجداول، وهو ما يجعل الكشف عنها أمرا صعبا ويتطلب أبحاثا تقنية كبيرة في الوثيقة، وهذا ردا عن المحترزين من هذا النوع من الإمضاء، وما إذا كانت الإمكانية التقنية واردة لتزوير هذا الإمضاء والكشف عنه مهما افلح الإنسان الصانع لها في تخبئتها..ومهما يكن من أمر فالتقنية قابلة للكشف من قبل العقول البشرية الصانعة لها .

*مشكلة التكلفة المادية للأرشفة الإلكترونية:

تتطلب تقنية الأرشفة الإلكترونية تكلفة باهضة مقارنة بالأرشفة الورقية التقليدية، ذلك أن التكنولوجيا اليوم بسبب حداثتها ما زالت تقنياتها تؤرق الخزائن والجيوب، وربما من الأسباب الرئيسية التي جعلت البعض لم يدخل غمار التجربة بعد.
غير انه بالنظر إلى الأهداف المرتقبة من هذه التقنية الحديثة، وذلك بحفظ الوثائق في أفضل الظروف المناخية خاصة، فلا غبار مؤثرة كالتي على الوثيقة الورقية، ولا تقادم بسبب اللمس المتواصل لها كما هو الحال بالنسبة للأرشيف الكلاسيكي، وخاصة وهو الأهم لا توفير فضاءات حفظ كبيرة كالتي يتطلبها الأرشيف الورقي والتي تعد من المشاكل الرئيسية التي تحدثها الأرشفة التقليدية للمؤسسات اليوم، كل هذا وغيره من شأنه أن يغطي على تكلفة الأرشفة الإلكترونية خصوصا إذا ما صحت الحلول التقنية للمشاكل التي ذكرت..

خلاصة للقول نقول إن الأرشفة الإلكترونية اليوم والتي طرحت عدة مشاكل يستوجب دراستها دراسة إستراتيجية وافتراضية لأن التكنولوجيا اليوم مازالت حديثة العهد لا يمكن أن نختبر نجاعتها بالملموس خاصة من ناحية الصيرورة والصمود أمام مشكل التقادم والوقت، وعليها لا بد من انتظار الوقت القادم للحكم لها او عليها.
كما أن البعض يرى أن الأرشفة عبر المايكروفورمات ( الميكروفيش / الميكروفيلم ) والتي تسمى بالأرشفة القياسية يعتبر الطريقة المثل على المدى الطويل، ذلك انه قيم عمر هذه الوثائق بأكثر من قرن من الزمن، وقد أمكن الحكم لها إلى حد الآن بحكم تقادمها مقارنة بالأرشفة الإلكترونية شريطة أن تتم الصيانة الدورية للأفلام وشريطة أيضا لإيجاد حل دمج هذه الوثائق مع الوثائق الإلكترونية.

لقد تعاطى الأرشيف الوطني الأمريكي مع طريقة الأرشفة عبر" الشكل الثابت" Persistent format في المدى الطويل، وهي طريقة إستراتيجية تهدف إلى الحد من أخطار تطور الأجهزة والبرمجيات الإلكترونية Hardware et Software والتخفيظ من سلبيات التبعية لهذه الأجهزة والأنظمة.

لقد تم الإقرار بان التقنية الحديثة قد أحدثت مشاكل لنظام الأرشفة المتعلق بالوثائق الورقية تتعلق أساسا بخاصيات الوثيقة الإلكترونية وهشاشتها إزاء الحفظ الطويل المدى لها، وقيمتها القانونية ومشاكل مقروئيتها التقنية عبر الأجهزة والمنظومات المختصة ، لذلك وجب إعادة النظر في هيكلة نظام أرشيفي يأخذ بعين الاعتبار هذه المشاكل وغيرها حتى يصبح النظام متكاملا، آخذا بالاعتبار مختلف أنواع الوثائق خاصة وان المفهوم القديم للأرشيف ينص على أن الأرشيف هو كل وثيقة مهما كان نوعها وشكلها.

مشكلة انشــــــاء الوثيقة الالكترونية

إن الإشكال الأول الذي أحدثته الوثيقة الإلكترونية هي مسألة إنشائها أولا وبالذات حيث يكون إنشائها جماعيا وعبر النظام الإعلامي، وعبر تقنيات الربط بين مختلف الأطراف المعنية لذلك ليس بالضرورة أن تكون الوثيقة الإلكترونية وحدة واحدة كما هو الحال بالنسبة للوثيقة الورقية التي يكون إنشاءها مشخصا. وبما أن المصدر يمثل علامة مهمة من الناحية الأرشيفية وهو ما ينص عليه مبدأ احترام النشأة أو الأصل خاصة خلال الفترة الأخيرة أو النهائية الأرشيفية، فإنه وجب ذكر المصدر أو المساهمين في إنشاء الوثيقة وإن كان ذلك يمثل مشكلا بالنسبة للمواقع التفاعلية للوثيقة، ذلك أن بعد عقود من الزمن يصبح من غير المجدي والمفيد الرجوع إلى الوثائق إذا لم يحدد مصدرها المتأتية منه، كما أن محتوى الوثائق يرتبط عضويا بمهام المصدر المنشأ لها.
من جهة أخرى فقد أضافت الوثيقة الإلكترونية معلومات جديدة هي البيانات المتعلقة بمحيط الوثيقة أو ما يسمى بالميتاداتا من ذلك النظام المعلومات المستخدم والمزود له وتاريخ النشأة والماركة..الخ ، وهي معطيات أساسية لاستخدام الوثيقة خاصة خارج محيط نشّالة وطول مراحل عمرها وقد صدرت تقنيات Normes وهي( EAD ) Encoded Archival description لضبط هذه المعطيات وطريقة تسجيلها وحفظها لتتبع الوثيقة طوال عمرها. وهذه الطريقة هي التي توصف بالوصف المادي والدبي للوثيقة أو الفهرسة والتكشيف، وهما عمليتان تمكننا من تعريف الوثيقة ببيانات تحدد هويتها وبمصطلحات تمكن من استرجاعها وتعرف محتواها. وتمثل طريقة الميتاداتا اليوم كإحدى الطرق الأكثر تطورا في العالم لبناء نظم المعلومات المفتوحة والموزعة وهي النظم اكثر تطورا اليوم.

وتكون طريقة الميتاداتا إلى جانب نظام التصنيف للوثائق الذي يسند رموز للوثائق ييسر استخدامها وضبط موقعها ضمن مجموع الوثائق ونظام التصنيف كما هو الشأن بالنسبة للوثائق الورقية. إلا ان الفرق بين هذا وذاك هو أن الوثيقة الورقية يتم تصنيفها لحفظها داخل مكتب العمل، في حين ان الوثيقة الإلكترونية يتم تصنيفها إفتراضيا وحفظها إلكترونيا.

مشكلة تحويل الوثيقة الإلكترونية من النشطة إلى الشبه نشطة:

أما بالنسبة لمشكل تحويل الوثائق الإلكترونية من مرحلتها النشطة إلى الشبه نشطة، فمبادئ علم الأرشيف تحتم ذلك، وصحيح أن الوثيقة الإلكترونية لا تمثل عبئا كالوثيقة الورقية ففي مكتب العمل ليتم تحويلها على فضاء ارحب، ولكن أيضا الموظف ليس مؤهلا لمعالجة الوثيقة الشبه نشطة وإن كانت إلكترونية والتي هي من اختصاصات الأرشيفي، وهنا تدخل العلاقة الوظيفة بين الوثيقة ومنشئها وليس فقط مسألة مكان لحفظها وإمكانيات لخزنها، وبالتالي لا بد من تحديد تقنيات الحفظ وضبط مدد الحفظ للوثائق الإلكترونية منذ البداية وذلك لتحديدي مصيرها وتقييم قيمتها..
كما أن الأرشيفي مطالب بالتدخل ومساندة اّلإداري والتقني منذ إنشاء الوثيقة للوقوف منذ البداية على المعطيات الوصفية التي ذكرنا أهميتها الأرشيفية خلال المرحلة النهائية للوثيقة، وبالتالي بات تغيير وتطوير مهنة الأرشيفي أمرا ضروريا لمواكبة هذه التطورات الأرشيفية.

لقد أثرت التكنولوجيا الحديثة للمعلومات على واقع الأرشيف تأثيرا بالغا و سريعا حتى تجاوز الحلم الواقع وإدراك العالم أن الإنسانية ستبلغ مستوى الأرشيفات المفتوحة عبر الشبكات دون الانتباه إلى مدى الاستجابة التقنية الحديثة لذلك، ولم يؤخذ بعين الاعتبار المفهوم الرئيسي للأرشيف والتطورات التي حصلت بظهور التخصصات المهنية الجديدة كالتجارة الإلكترونية والإدارة الافتراضية والمحو سبة، وقد اصطدمت مفاهيم ذلك بالمفهوم الأساسي للأرشيف، وأصطدم مفهوم الأرشيف الإلكتروني أيضا بدلك خاصة في فترتي النشطة والشبه نشطة للوثيقة مما غير مفهوم نظرية العمار الثلاثة الكلاسيكية، ولعله السبب الرئيسي الذي مهد لظهور نظريات أرشيفية جديدة كنظرية الدورة العمرية للوثيقة ردا على نظرية الأعمار الثلاثة، ونظرية التواصلية الوثائقية التي تستجيب للمهن الأرشيفية الجديدة التي حتمتها تقنية الأرشفة الإلكترونية.

اهـــــــــــــــــــــــــــــداف الارشفة الالكترونية

يسود إعتقاد بين الناس بأن الأرشفة الإلكترونية هي عملية تحويل المستندات والوثائق الورقية الي مستندات إلكترونية وذلك بمسحها عبر أجهزة المسح الضوئي وتخزينها بطريقة ما عبر وسائط التخزين المتداولة. ووفقا لهذا الإعتقاد فإن كثيراً من المنشأت الحكومية والخاصة تؤمن إيماناَ لا شك فيه بأنها قد أرشفت كافة ملفاتها ومستنداتها الورقية وأنها جاهزة للدخول في العالم الرقمي وخوض غمار الحكومة الإلكترونية.

والحقيقة أن هذا المقهوم –لو إفترضنا صحته –  يتعارض مع عصرنا الحديث الذي يمتلئ بالمستندات الإلكترونية التي هي أصلاً مخزنة على وسائط تخزين إلكترونية ولا تحتاج منا الي أي عمليات مسح ضوئي, فهل يعني هذا أنها مؤرشفة؟ لو كان الأمر كذلك لما كان هناك أي داع لوجود أنظمة إدارة المحتوى أو أنظمة أرشفة ولأكتفينا بحفظها على القرص الصلب لجهاز الكمبيوتر وينتهي الأمر.

بالطبع هذا أمر غير منطقي فكل ما قمنا به هنا هومجرد تخزين المعلومة وليس أرشفتها  أو ما يطلق عليه بالـ Imaging. فالأرشفة تُعنى أساساً بتسجيل المعلومات التي لها قيمة لمنشأة ما بحيث تتمكن من إدارتها والإحتفاظ بها لأطول فترة ممكنه أو حتى للأبد. وهذا يعني ببساطة أن الأرشفة الإلكترونية تتمثل في تحويل المستندات والوثائق عند إنتهاء دورتها المستندية الي سجلات قانونية لا يمكن المساس أو التغيير في محتواها الأصلي بغرض حمايتها وتسهيل الوصول اليها عند الحاجة, فلا يكفي أن يتم مسح مستند حتى نقول عنه أنه مؤرشف إلكترونيا.

وفي الواقع فإن عملية الأرشفة وفقا لهذا المفهوم عملية نمارسها جميعا في حياتنا اليومية  فأنت عندما تكتب خطابا لأحد ما فأنت تتعامل هنا مع مستند يمكن التعديل فيه والتغيير لكن بمجرد أن ترسل هذا الخطاب الى صاحبه فقد تحول الى سجل لا يمكن التعديل فيه لأنه أرسل بالفعل وهنا نحن نتحدث عن سجل مؤرشف قصرت فترة الإحتفاظ به أو زادت وإن إختلف وسلية الحفظ وطريقته.

وعليه, فإن الأرشفة الإلكترونية هي ببساطة عملية إدارة السجلات والتي تضمن حمايتها وصيانتها وتسهيل الوصول إليها  وتبدأ من لحظة إنشاء المستند وتنتهي بإتلافه أو تركه محفوظا للأبد, ولا تنحصر فقط في التخزين أو المسح الضوئي. ويمكن تعريف السجل Record بأنه المعلومات التي يتم تسجيلها وصيانتها وإدارتها من قبل شخص أو هيئة أو منشأة إما لأغراض قانونية أو لقيمتها بالنسبة لأعمال المنشأة. ولم تعد السجلات التي على أي منشأة الإحتفاظ بها محصورة في الورق فقط, بل أصبح يشمل عدداً من مصادر المعلومات التي لم تعد تقل أهمية عن المستندات الورقية وعلى رأسها البريد الإلكتورني والرسائل الفورية وصفحات المواقع الإلكترونية والمعلومات المرسلة عبر الشبكات الإجتماعية, فكل هذه معلومات قد يتوجب تسجيلها وفقاَ لأهميتها.

السجل هو مستند قانوني ولكن ليس كل مستند سجل.

وبالطبع ليست كل المعلومات واجبة التسجيل, وإلا فإنه سيظهر لنا كماً هائلاً من السجلات التي قد لا نجد لها مكاناً لحفظها. فعلى المنشأة أن تتبني إستراتيجية واضحة لإدارة السجلات يتم من خلالها:

1-     تحديد ما هي المعلومات التي يتوجب تسجيلها ومن المصادر المختلفة.

2-     تحديد التصنيفات اللازم بنائها ليتم وضع تلك السجلات فيها.

3-     تحديد الفترة الزمنية اللازمة للإحتفاظ بتلك السجلات ولكل تصنيف تم تحديده فلا داعي أن تحتفظ المنشأة باالسجلات للأبد دون أن يكون لذلك مبرر واضح.

4-     تحديد التصرف اللازم لإتلاف السجلات عند إنتهاء فترة الإحتفاظ.

5-     تدريب وتعليم جميع الموظفين في المنشأة وتوعيتهم بأهمية سجلات المنشأة وما الذي يجب الإحتفاظ به.

وحتي يتحقق ذلك فلابد للمنشأة أن تملك نظاماَ خاصا لإدارة السجلات وليس نظاماً لإدارة المستندات فقط. فنظام إدارة السجلات هو النظام المسؤول عن الإحتفاظ بمعلومات أي منشأة وتسجيلها وإدارة الأرشيف الإلكتروني وفقا لقواعد وقوانين وأعراف متداولة في هذا المجال. ونظام إدارة السجلات جزء أساسي من نظام إدارة المحتوى, لأن أي سجل كان في البداية محتوى قبل أن يتجول الي سجل قانوني. ويعد إستخدام نظام لإدارة السجلات أحد أهم أساسيات الحكومة الإلكترونية والتجارة الإلكتروية على حد سواء لأن الحركات الإلكترونية التي ستوفرها الحكومة الإلكتورنية أو التجارة الإلكترونية  بحاجة الي تعريف وتحديد مدي قانونيتها وتسجيلها بشكل قانوني ورسمي.

ويتكون نظام إدارة السجلات من العناصر الأساسية التالية على الأقل:

1-     أدوات تصنيف السجلات: وهو القلب النابض لنظام إدارة السجلات والذي من خلاله يتم وضع مخطط واضح لأصناف السجلات وفئاتها حسب حاجة المنشأة أو وفقاً لطبيعة النشاط الذي تمارسه. ويتم هنا تحديد القوانين والسياسات التي تتعبعها المنشأة في أرشفة كل فئة من تلك الفئات حيث سيقوم النظام بشكل تلقائي بتطبيق تلك السياسات والقوانين على كل سجل يوضع على كل فئة ودون تدخل المستخدم النهائي للنظام.

2-     أدوات إدخال وإنشاء السجلات: والتي تشمل المسح الضوئي للمستندات الورقية والربط مع أنظمة أخرى لجلب معلومات أو حركات تم تنفيذها إلكترونيا كما هو الحال مع نظم إدارة الموارد ونحوها وهنا نحن نتحدث عن بقية العناصر التي يتكون منها عادة نظام إدارة المحتوى فهي أساسية لأنها هي التي تعمل على إنشاء المستند قبل أن يتحول الى سجل.

3-     أدوات إدارة عمليات الإحتفاظ والإهلاك للسجلات: والتي يتم من خلالها تحديد سياسات الإهلاك إما وفقا لقوانين المنشأة أو حسب القانون العام فيتم تحديد فترة الإحتفاظ بكل نوع من أنواع السجلات والتصرف المناسب عند إنتهاء تلك الفترة إما بتدمير السجل إلكترونيا أو ورقبا أو كلاهما أو مراجعته لإعادة الإحتفاظ به ونحو ذلك.

4-     أدوات إدارة السرية: والتي تمكن من وضع سياسات السرية والأمان للسجلات فتحدد من له الحق برؤية أو مشاهدة سجل ما وتحدد طريقة التعامل مع الوثائق السرية والخاصة. ويتضمن ذلك أيضا التشفير والتوقيع الإلكتورني وحفظ سياسات السرية مع المستند نفسه وليس فقط عبر النظام من خلال أنظمة إدارة حقوق التأليف Right Management

5-     أدوات إدارة السجلات غير الإلكترونية: وهذه ضرورة لأنه قد لا يكون من الضروري الإحتفاظ بالأصول الورقية للسجلات غير الإلكترونية فيتم الإحتفاظ بالسجلات في الأرشيف الورقي وإدارته جنباً الي جنب مع الأرشيف الإلكتروني .

6-     التخزين طويل الأمد: وهو أهم عنصر في منظومة الأرشفة الإلكترونية فلا يكفي أن نضمن عدم المساس بالسجلات عبر البرامج فقط, بل ويجب أن نضمن عدم المساس أو التغيير في السجلات عبر أجهزة التخزين حيث تتوافر تقنيات تخزينية خاصة بالسجلات لضمان ذلك.

7-     التدقيق والفحص: وهي العنصر الأهم الذي يضمن أن يتم كشف أي عملية تزوير أو إحتراق أو أي تصرف غير مشروع قد يكون تم على السجلات التي تم أرشفتها فتقدم معلومات تفصيلية عن حركات المستخدمين في النظام بما فيهم مدراء النظام أو المسؤولين عنه.

وأهم المناقع التي ستعود على أي منشأة من إمتلاكها لنظام لإدارة السجلات وإستراتيجية واضحة لذلك يمكن إجمالها بما يلي:

حماية المنشأة وذاكرتها بحماية المعلومات الخاصة بها.

حفظ حقوق الناس.

سهولة الوصول للمعلومات وبالتالي زيادة الإنتاجية حيث أن 40% من وقت الموظف يضيع في البحث عن المعلومات

تجنب فقدان أي معلومة قد يكون لها أهمية للمنشأة أو المجتمع.

لكن هنــــــــــــــــاك صعوبات أهمها:

1-     قبول الموظفين لهاذ النوع من الأنظمة حيث ستواجه معارضة شديدة خصوصا في البداية وهنا أنت بحاجة الى التدريب ونقل المعرفة ليعلم كل واحد لماذا تم إيجاد هذا النظام إضافة الى توفير الأدوات المناسبة التي تساعد على إستخدام النظام وأهمها تكامل النظام المستخدم مع البرامج المكتبية الشائعة وواجهة إستخدام سهلة ونحو ذلك.

2-     صعوبة حصر المعلومات التي يتوجب تسجيلها نظرا لتشعبها وهنا أنت بحاجة -إضافة الى توافر الأنظمة- الى أتمتة الأعمال داخل المنشأة فتقوم تلك الأعمال المؤتمتة بتسجيل وأرشفة السجلات تلقائيا عند إنتهاء المعاملة.

3-     صعوبة وضع إستراتيجية واضحة لإدارة السجلات نظرا لنقص المعرفة والكفاءات وهنا يمكن الإعتماد على المعايير العاليمة في هذا المجال وتجارب الأخرين لكن هذا لا ينفي أننا بحاجة الي معايير وتجارب عربية.

وأخيراً فإن الحفاظ على ذاكرتنا يتمثل في قدرتنا على تسجيل المعلومات التي تهمنا بكفاءة لتبقي على مر الزمن.

أهــــــــــــــمية  الأرشـــــــــــــفة الإلكتــــــــــــــــــــرونية:

·        توفير المساحات المكتبية المستهلكة لتخزين الملفات الورقية .

·        توفير نسخ احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية أو بشرية مثل الحرائق ، السرقة ، ضياع مستندات ، أو التلف لعوامل جوية أو غيرها.

·        سهولة استرجاع الوثائق المطلوبة وذلك باستخدام طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث . مثال تحديد التاريخ مع الجهة المرسلة والمرسل لها.

·       سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج المؤسسة .

·       إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت.

·        سهولة ضبط صلاحيات الإطلاع على الوثائق.

·        الاستغناء عن الاحتفاظ بالوثائق الورقية قدر الإمكان.

1- تطوير وسائل الحفظ غير الورقي للوثائق من التصوير الميكروفيلمي إلى التصوير الضوئي والحفظ الرقمي. 

2- اختصار خطوات الحفظ غير الورقي (الميكروفيلمي: التصوير والتحميض والتجفيف والترتيب) إلى خطوات آلية اكثر سرعة واقل جهدا.

3-  التحسين النوعي في عملية تصوير الوثائق وتنقية الصور وإمكانية التحكم الضوئي في صورة الوثيقة

4- . سهولة ترتيب وحفظ واسترجاع صور الوثائق الإلكترونية مقارنة بالورقية والميكروفيلمية.

5-  إمكانية الاحتفاظ بأكثر من نسخة من صور هذه الوثائق احتياطا لأي طارئ.

6-  تقليل مساحة الحفظ التي تشغلها هذه الوثائق مقارنة بالوثائق الورقية والشرائح الميكروفيلمية.

7-  إمكانية استخدام وتبادل الوثيقة الإلكترونية عبر الشبكات الإلكترونية.

ان مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال، بسرعة و بأقل تكاليف من نسخ الورق

كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الانترنت

. ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة

يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل المعلومات الضرورية لمساعدتهم في مهامهم

، و فيما يعد للباحثين في حدود الإجراءات القانونية أورد الدكتور مساعد الطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي 

 1-توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات وغيرذلك

 2 - ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها 

3- سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة 

. 4- سهولة الوصول للوثائق الإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق

. مراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل المؤسسة5. 

تعدد نقاط الوصول للوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاع الوثائق

. سرعة الوصول للمستفيدين أياًكان موقعهم وتقديم الخدمات لهم

. التقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة

9. التقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين

. 10. المركزية في التعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أو القرارات

.11. توحيد المعايير في التعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل المؤسسة الأم أو خارجها.

12. الرفع من أداء المؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص.يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية

ورغم كل المميزات التي يتميز بها الأرشيف الإليكتروني إلا أن له بعض السلبيات التي لا تغفل ويجب معالجتها من هذه السلبيات 

1- التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة

إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه

2- إمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحري

يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر 

3- لتحديثها

أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا 

الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي -4

هيــــــــــــــكل الارشفة الالكترونية

ارشفة جميع وثائق المنشأة وحفظها واستعراضها وقت الحاجة ، مع إدخال المعلومات الاساسية

للوثيقة لتسهيل عملية البحث عن الوثيقة.

·         النظام يعمل بالتكامل مع التاريخ الهجري والميلادي.

·         يمكن استيراد  صور الوثائق من الماسح الضوئي مباشرة ويعمل النظام بالتكامل مع الماسحات الضوئية المتقدمة كالتي تقوم بمسح عدة مستندات في وقت واحد او التي تقوم بحفظ المستندات بصيغ اخرى مثل الكتب الالكترونية.

·       

  إمكانية حماية الوثائق المهمة والسرية من الإطلاع والحذف عن طريق صلاحيات المستخدمين وكذلك عن طريق تعيين كلمة سر للوثيقة بحيث لايمكن لاي مستخدم ليس له صلاحيات او لايمتلك كلمة المرور الصحيحة بأن يقوم بالإطلاع أو تعديل او حذف الوثيقة.

·         نظام تنبيهات للوثائق قبل نهايتها بعدة ايام حسب الإعداد الخاص بالوثيقة، حيث أن لكل وثيقة إعداد خاص بوقت البدء بالتنبيه.

·         عدد غير محدود من المستخدمين على الشبكة المحلية ويمكن تجهيز النظام للعمل على الإنترنت في حال الطلب.

·         تم تصميم النظام آخذين بالإعتبار إمكانية إدخال آلاف الوثائق المهمة ، والذي قد يجعل البحث عن إحدى الوثائق مهمة صعبة ، ومن هذا المنطلق تم بناء شاشة البحث الشاملة والسريعة والتي يمكن من خلالها البحث بأي معلومة عن الوثيقة بكل سهولة واستعراض الملف المطلوب داخل النظام، حيث أن النظام يدعم كل أنواع الصور بالإضافة إلى الكتب الالكترونية.

·         بحث عالى التقنية

    

    ·         طباعة استيكر معرف بالباركود للرجوع له في وقت الحاجه أو ادخال بيانات اضافية .

·         يمكن لموظف الارشيف تحويل

·         يمكن للنظام نقل الملفات بين فروع المنشأة تلقائيا بحيث تكون الملفات متوفرة في جميع الفروع في نفس الوقت 

مهــــــــــــــــام ومميزات البرنامج/

1-    يدعم النظام أرشفة جميع أنواع الملفات دون استثناء

2-    تم تصميم النظام على أسس برمجية متقدمة بحيث يتميز بسرعة الأداء وخلوه من الأخطاء.

3-    يعمل النظام بالتكامل مع الماسح الضوئي ( Scanner ) ، كما يمتع النظام بالقدرة على التعامل مع الماسحات الضوئية المتقدمة والتي تقوم بمسح أكثر من وثيقة في نفس الوقت، وحفظ الملفات بصيغ مختلفة.

4-    تم تصميم النظام آخذين بالاعتبار إمكانية إدخال آلاف الوثائق المهمة ، والذي قد يجعل البحث عن إحدى الوثائق مهمة صعبة ، ومن هذا المنطلق تم بناء شاشة البحث الشاملة والسريعة والتي يمكن من خلالها البحث بأي معلومة عن الوثيقة  واستعراضها بكل سهولة.

    1-     يعمل النظام لعدد غير محدود من المستخدمين والأجهزة الفرعية على الشبكة المحلية والعالمية، مع القدرة على ضبط الصلاحيات المناسبة لكل مستخدم على حدة لضمان حماية الملفات السرية من الاستعراض أو التعديل من قبل مستخدمين ليس لهم الصلاحيات الكافية، علما بأنه يمكن حماية الوثائق المهمة او السرية عن طريق إضافة كلمة مرور للوثيقة من قبل المستخدم، وفي تلك الحالة لايمكن استعراض أو تعديل الوثيقة إلا لمن يمتلك كلمة المرور.

2-     يتميز النظام بالعمل على التقويم الهجري والميلادي في نفس الوقت، آخذين بالإعتبار أن بعض الوثائق يتم التعامل معها بالتاريخ الهجري والبعض الآخر بالميلادي.

3-    نظام تنبيهات للوثائق قبل نهايتها بعدة ايام حسب الإعداد الخاص بالوثيقة، حيث أن لكل وثيقة إعداد خاص بوقت البدء بالتنبيه.

4-     يدعم النظام إنشاء وطباعة الباركود للوثائق والبحث عنها بواسطة الباركود.

5-    يتميز النظام بجزئية إدارية لأرشفة الوثائق، حيث يمكن تسليم ومتابعة الوثائق بين مستخدمي النظام، وتحديث حالة الوثيقة حسب الإجراءات المتخذة على الوثيقة.

يتم تقييد جميع حركات المستخدم داخل النظام ويمكن الإطلاع عليها عن طريق شاشة مدقق النظام

1-يتميز النظام بخدمات إضافية للوثائق مثل إرسال وثيقة بالبريد الالكتروني مباشرة من النظام، وإرسال رسائل الجوال، كما يوجد شاشة خاصة بجهات الإتصال والتي يمكن من خلالها إدخال بيانات العملاء أو الموظفين وغيره كاملة مع بعض الميزات الإضافية ، كما يمكن من خلال هذه الشاشة إرسال رسائل الجوال والبريد الإلكتروني لجهة إتصال أو مجموعة إتصال كاملة وغيرها من الميزات الإدارية المهمة     

. 

2-    يتم النسخ الإحتياطي بشكل تلقائي وغير مرئي للمستخدم، كما يمكن تعيين إعدادات النسخ الإحتياطي يدويا.

3-     يقوم النظام بتحديث نفسه دوريا ليشمل الإضافات والميزات الجديدة مع حرية الإختيار للمستخدم للعمل على النسخة الجديدة أو استعادة النسخة القديمة.

4-      يتوفر الدعم الفني للنظام على مدار الساعة ويمكن للعملاء طلب إضافات
.

---